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아웃바운드 채용 프로세스 한눈에 파악하기

아웃바운드 채용 프로세스를 한눈에 파악할 수 있도록 정리하고, 각 단계별 정의 및 목적, 참여해야 할 이해관계자, 단계별 결과물을 설명 드립니다
아웃바운드 채용 프로세스 한눈에 파악하기

테크 리크루터 종혁입니다. 지난 번에 승국이 “왜 아웃바운드 채용을 해야 하는가”에 대해 포스팅을 올렸는데 다들 읽어보셨나요? 승국이 쓴 내용을 보면서 많은 부분이 공감이 되었고, 제 링크드인 계정에 포스트를 공유했는데요. 반응이 아주 뜨거웠답니다. 인재 채용에 대한 관심이 점차 높아지는 요즘, 그 이유와 필요성을 잘 설명했기 때문이 아닐까 생각해봅니다.

▶ ‘아웃바운드 채용 시작해야 하는 이유 3가지’ 읽으러 가기

하지만 많은 분들께서 왜 해야 하는지 필요성에는 공감하지만, ‘그래서 어떻게 시작해야 하지’에 대한 막막함을 가지고 계실 것 같아요. 그런 분들을 위해서 이번에는 제가 아웃바운드 채용 프로세스를 간단히 설명해보려 합니다. 실제로 이 내용은 위하이어 고객사와의 첫 미팅 자리에서 제가 아웃바운드 프로세스를 설명 드리는 자료 중 일부를 그대로 가져왔어요.

만약 이 글을 읽으시는 분도 ‘왜’에는 공감하고 있지만 ‘어떻게’ 단에서 실행에 어려움을 겪고 계시다면 위하이어의 도움을 받아보시면 어떨까요? 그래서 본론에 들어가기 앞서, 현재 상황과 고민을 이야기하고 도움을 받고 싶으신 분들을 위한 링크를 먼저 소개 드려보고 본격적으로 포스팅을 시작해볼게요!

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전체 프로세스

아웃바운드 채용이 어떻게 진행되는지, 먼저 도표로 전체 과정을 한번 살펴볼까요?

이렇게 도표로만 보니까 단계가 많아보여서 ‘헉’ 하셨을 수도 있을 것 같은데요. 사실 큼직하게 세 구간 정도로 나누어볼 수 있어요.

  • 가장 먼저 우리의 채용 타깃이 누구인지 정하고 (타깃팅)
  • 합의한 조건에 맞는 사람을 최대한 많이 찾은 뒤 골라내고 (소싱 & 스크리닝)
  • 접촉을 시도하고 이후 관계를 관리함으로써 적시에 채용해내는 것 (채용 CRM)

아웃바운드 채용에서 우리가 해야 하는 일이 어떤 것들인지 감이 오시나요? 그럼 지금부터는 실무 관점에서 인테이크 미팅부터 지원 시작까지 각 단계별 1) 정의 및 목적, 2) 참여해야 할 이해관계자, 3) 단계별 결과물이 무엇인지 한번 설명해볼게요.

1) 인테이크 미팅

채용 이해관계자 사이의 얼라인먼트를 맞추기 위해 진행하는 미팅입니다. 하이어링 매니저와 채용팀은 물론, 채용이 필요한 팀의 사업리더 또는 HRBP가 참석해야 합니다.

인테이크 미팅에서는 3가지에 대한 싱크를 주로 맞춥니다.

  • 첫번째로 요건에 대한 싱크를 맞춥니다. 해당 포지션이 왜 필요한지, 그래서 어떤 필수 조건 혹은 우대 조건이 필요한지, 이 조건을 확인하기 위해 어떤 것을 체크할 것인지 등을 이야기 나눠요.
  • 두번째로 제약사항에 대한 싱크를 맞춥니다. 연봉 범위 등 조정이 어려울 수 있는 부분에 대한 싱크도 미리 맞추어야 이후 원활한 커뮤니케이션이 가능하고, 후보자에게도 긍정적인 경험을 줄 수 있어요.
  • 마지막으로 프로세스에 대한 싱크를 맞춥니다. 단계별 진행 상황을 어떻게 공유할 것이며 언제까지 채용을 완료할 것인지 등 하이어링 매니저와 채용팀이 함께 일하는 방식에 대한 협의를 해야 합니다.

여기서 하이어링 매니저(Hiring Manager)는 면접관을 의미하는 것은 아니에요. 하이어링 매니저는 채용이 필요한 부서의 관리자로 채용 의사결정권을 가지는 사람입니다. 즉 채용 프로세스 운영에 대한 리드는 채용팀에서 가지지만, 어떤 사람이 필요하고 어떤 사람을 결국 뽑을 것인가 결정권은 하이어링 매니저에게 있는 것이죠. 의사결정을 내릴 하이어링 매니저와 프로세스를 운영할 채용팀 사이의 싱크를 맞추고 채용을 시작해야만 적합한 인재를 채용해내는 ‘채용 성공’이 가능해요. 덧붙여서 인테이크 미팅을 통해 채용 프로세스의 효율성을 높이고 채용 후보자 경험을 개선하는 효과도 기대할 수 있답니다. 인테이크 미팅은 꼭 진행해야 하는 중요한 채용의 첫 단계라는 점을 기억해 주세요!

2) 소싱

인테이크 미팅에서 싱크 맞춘 기준을 가지고, 채용 플랫폼 또는 네크워크를 활용하여 후보자를 찾아내는 활동을 의미합니다. 지난 승국의 포스팅에서 말했던 것처럼 대부분의 인재는 수동적인 후보자(Passive Candidate)입니다. 때문에 우리가 먼저 인재를 직접 찾아나서야만 하겠죠?

소싱 업무는 리크루터가 직접 하기도 하고, 소싱만 담당하는 소서가 하기도 해요. 소싱을 하는 동안 리크루터 혹은 소서가 찾은 프로필이 우리가 원했던 인재가 맞는지 하이어링 매니저와 끊임없이 커뮤니케이션 하며 싱크를 맞추어야 합니다. 소싱 중 싱크를 맞추는 과정에서 소싱의 전략이 변경될 수도 있어요. ‘다른 기준으로 찾아보자’ 혹은 ‘다른 채널에서 찾아보자’와 같은 이야기를 나눌 수 있는 것이죠.

효율적인 소싱을 하기 위해 우리의 기대치에 맞는 후보자를 효과적으로 소싱하고 컨택할 수 있는 채널를 확인하는 것이 중요합니다. 잡 마켓과 채널에 대한 이해도를 높이는 것인데요, 이런 활동을 ‘마켓 매핑(Market Mapping)’이라고 한답니다.

3) 스크리닝

해당 포지션에 적합한 인재일 가능성이 높은 사람들로 후보자 목록을 간추리는 작업을 의미합니다.

채용 파이프라인의 앞단계에서 최대한 많은 후보자를 소싱해야 합니다. 이렇게 소싱한 모든 후보자에게 동일한 메시지를 ‘복붙’하여 보내는 전략이 한동안은 트렌드였으나, 후보자 입장에서는 이를 스팸 메시지로 인식하기 때문에 후보자 경험도 좋지 않고 전환율도 낮았어요. 바로 뒷단계인 ‘연락 시도’ 파트에서 좀 더 자세히 설명하겠지만, 전환율을 높이기 위해 개인화된 메시지를 보내는 것이 최근 아웃바운드 채용에서는 굉장히 중요한 일인데요. 이렇게 하려면 메시지 작성에 많은 리소스를 써야 하기 때문에 연락 시도를 하기 전 스크리닝을 꼭 하시는 걸 추천해요.

스크리닝 단계에서는 그 누구보다도 하이어링 매니저의 적극적인 참여가 필요해요. 앞선 인테이크 미팅에서 합의된 기준으로 소서 혹은 리크루터가 인재를 찾아오겠지만, 실제 후보자 프로필을 보면 ‘아 사실 이런 부분은 중요하지 않구나’ 혹은 ‘어쩌면 이게 더 중요한 기준이겠구나’와 같이 적합한 기준에 대한 생각이 바뀔 수 있거든요. 이 부분을 하이어링 매니저가 검토하고 리크루터와 적극적으로 소통하는 것이 중요합니다. 또한 우리가 찾는 인재가 시장에 별로 없는 것 같거나 생각보다 많이 존재하는 것 같다면 채용 Bar를 낮추거나 높이는 합의 역시 스크리닝 단계에서 진행할 수 있습니다.

4) 연락 시도

스크리닝까지 완료한 이후, 후보자에게 직접적으로 연락을 취하는 행동을 의미합니다. 보통 최초의 연락 시도는 채용팀에서 진행하긴 하지만, 이때 반드시 채용팀 공식 계정이나 리크루터 본인의 계정을 사용해야 하는 것은 아닙니다. 누구의 계정 혹은 누구의 보이스로 후보자에게 최초로 컨택하는 것이 효과가 높을지 고민한 뒤 전략적으로 선택할 수도 있어요.

후보자와의 접점을 만들고 앞으로 관계 관리를 하기 위해서는 후보자로부터 응답을 받아야만 합니다. 그래야 관계가 시작되는 거니까요. 네트워크가 있어서 지인을 통해 연결 받을 수 있다면 가장 좋지만, 대부분의 인재는 콜드 메시지를 통해 연락을 시도해야 합니다. 콜드 메시지의 응답률을 높이는 가장 좋은 방법은 개인화된 메시지를 보내는 것입니다. 개인화된 메시지는 제안 수락률을 높일 뿐만 아니라, 제안을 거절하더라도 장문으로 자신이 어떤 상황이라 거절하는지, 어떤 부분은 관심 있는지 등 자세한 답변을 받을 수 있는 방법이기도 합니다. 이런 경우 당장은 거절하셨더라도 앞으로 꾸준히 연락하며 관계를 이어가고 싶다는 이야기를 자연스럽게 꺼낼 수 있게 되겠죠?

읽어보면 좋은 자료: 수락율을 높이는 커피챗 메시지 작성법

5) 채용 후보자 관계 관리(채용 CRM)

일정 주기로 후보자와의 연락을 시도하며 팀의 소식을 공유하고 후보자의 현재 상황을 파악하는 등 지속적으로 좋은 관계를 구축하고 합류 제안 기회를 살피는 활동을 의미합니다. 장기적인 관계를 형성하고 라포와 신뢰를 쌓음으로써, 수동적인 후보자였던 인재를 우리 회사에 매력을 느끼고 이직을 고려하게 만드는 능동적인 후보자로 전환시켜야 하니까요.

관계 관리는 리크루터나 하이어링 매니저만의 몫은 아닙니다. 해당 후보자와 관계 관리를 생각했을 때 효과가 높을 것 같은 팀원들이 있다면 서로 연락을 하게 만들고 커피챗을 하게 만드는 것이 중요합니다. 이전에 다른 포스팅에서도 언급했던 것처럼 “팀원 모두가 리크루터(Everyone is a recruiter)”가 되어야 하니까요. 하지만 이런 채용 커피챗도 해본 적 없을 때는 어떻게 해야 하나 막막한 생각이 들곤 합니다. 그런 분들을 위해 실무 가이드를 포스팅한 적 있으니 아래 링크를 통해 읽어보세요!

읽어보면 좋은 자료: 현직 실무자 커피챗 가이드

6) 지원 시작

채용 CRM을 지속적으로 해오다가 후보자가 지원 의사를 밝힐 경우, 실질적인 채용 지원이 시작됩니다. 앞선 채용 CRM 과정에서 신뢰를 충분히 쌓고, 필요한 역량과 컬처핏이 충분히 확인되었다면 과제, 면접 등 일부 채용 프로세스를 생략할 수도 있으며 바로 오퍼를 보낼 수도 있습니다. 후보자가 오퍼를 수락하고 채용을 확정 지으면, 하나의 아웃바운드 채용 프로세스가 완료됩니다.


최근 아웃바운드 채용은 마치 건강 관리와 비슷한 것 같다는 생각이 들더라고요. 하루 이틀 바짝 노력한다고 해서 순식간에 건강이 좋아지지 않는 것처럼 채용 역시 단기간 노력으로 이룰 수 없는 지점들이 분명히 존재합니다. 항상성 있게 건강을 유지하기 위해서는 건강한 루틴을 설정하고 꾸준히 노력해야 하는 것처럼, 좋은 인재가 계속 우리 조직으로 유입될 수 있도록 하기 위해서 앞서 설명드린 아웃바운드 채용 과정을 프로세스화 하고 장기적 관점에서 지속적으로 운영해야만 합니다. 아웃바운드 채용 프로세스를 회사에 처음 도입하고, 이터레이션을 계속 돌리며 우리 회사에 맞는 방법을 찾아야 할 때, 채용 솔루션의 도움을 받으면 조금 더 쉽게 시작할 수 있을 거란 생각이 듭니다.

위하이어는 아웃바운드 채용 프로세스 운영에 필요한 기능을 모두 가지고 있는 채용 솔루션으로, 국내 최초로 아웃바운드 기능을 제공하고 있어요. 솔루션 제공 뿐만 아니라, 많은 시행착오 끝에 습득한 채용 노하우를 맞춤형 채용 컨설팅을 통해 적극 공유하고 있답니다. 연간 180만 원의 합리적인 가격으로, 스타트업 채용에 필요한 모든 기능을 사용하고, 경력 10년 이상의 스타트업 채용 전문가들로부터 우리 회사 맞춤형 도움을 받아보세요.

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